浅谈基于风险控制的招标流程优化管理

发布时间:2013/4/20  信息来源:招标采购管理

    基于风险控制的招标流程优化管理的基本内涵,是以《招标投标法》、《政府采购法》、《工程建设项目货物招标投标办法》、《机电产品国际招标投标实施办法》等法律、法规为依据,以规范招标操作程序为手段,以招标流程风险节点控制为重点,以优化招标业务流程为目的,紧紧围绕企业发展战略,通过采取各种措施和方法,降低风险事件发生的各种可能性,有效减少或控制风险事件发生时造成的损失,同时将权责层层分解落实到岗位和个人,从而达到全面提升企业的风险管理水平,提升经营绩效的效果,保证企业发展战略目标得以实现。优化招标流程,做好风险控制是招标代理机构面临的一个重要课题,值得我们认真研究和探讨。

    一、我国招标代理机构发展现状

    自2000年《中华人民共和国招标投标法》实施以来,我国招标代理机构快速发展起来,招标代理的市场机会很诱人,实际上,在这高回报、高利益的背后也伴随着高风险。因此,作为招标代理机构对行业的风险要有高度的认识和重视,不管是投标人的投诉、监管部门的处罚、或者是招标人可能发生的连带风险,都会使招标代理机构面临取消招标代理资格的风险。因此,招标代理机构应该把风险管理放在公司发展的第一位,对自身所处的环境和风险应该有充分的评估和分析,根据公司自身的情况,提升内部管理水平和业务水平,提高企业的风险防范意识,打造自身核心竞争力。

    二、深刻认识招标流程优化管理的重要性

    目前,在如何看待规范招标流程优化管理的问题上还存在一些模糊认识,有不少人认为招标流程是法律规定的,相关的法律法规对招标的组织性、程序性、规范性以及评标的保密性等都作了明确的规定,作为企业已经施行多年,不是一朝一夕就能改变的,需要从长计议。这些想法是对基于风险控制的招标流程优化管理重要性认识不到位的表现。笔者认为其重要性具体体现在以下几个方面:

    (一)企业可持续发展的需要。外部环境的变化首先影响企业的目标,而企业流程体系的科学合理与否决定企业运行效率,从而最终实现企业的自身利益。
    (二)资格升级的需要。资格是招标代理机构生存和发展的基础,随着国家对资格升级要求的提高,没有科学规范的流程作为工作准则,可能造成管理无序,不能顺利完成招标采购任务,业绩提升困难,满足不了资格升级的需要。
    (三)依法必须招标项目的需要。随着业务范围的逐步扩大,国债、国补、省市重点项目招标代理业务将日益增多,而这些项目从立项审批、具体操作、资料报送都有特别规定,特别是中央投资项目的前期备案、发布公告、抽取评委、网站发布中标公示、资料报送的相关规定非常严格,风险控制不到位将会影响资格延续或资格提升。
    (四)招标采购质量的需要。技术文件不设高级技术人员审核,可能导致招标失败。技术审核人员审查招标货物的名称、型号、数量、计量单位是否规范、是否符合法律法规要求;审查参数是否合理以达到投标人准确报价的要求;审查招标的技术文件与图纸是否相符,防止技术文件核实不准造成的招标采购质量风险隐患。
    (五)现代企业信息化管理的需要。以会议方式和人与人之间的直接交流获取信息,进行管理决策,往往会出现管理上的信息传递失误,流程执行中的信息、数据、业务等相关资料采用纸质模式,不易实现流程内容涉及的信息流、数据流、业务流、资金流实现有机交互,不易实现动态管理、控制、预警和决策支持。
    (六)流程科学规范化的需要。招标流程再造是一项系统工程,若流程过于简单,不详细规定操作步骤、各部门间的工作接口、参与人员的职责,则不易操作且无法建立相互制约的管理机制,不利于提高工作效率。
    (七)规避风险的需要。市场经济是法制经济,质疑、投诉是法律赋予招投标人的权利,作为招标代理机构,在接受采购计划的同时若不与招标人签订委托协议,发生争议时没有书面证据,不利于解决纠纷;在招标的全过程特别是在开评标阶段若没有有效监督,都可能引起招投标人质疑和投诉,从而影响企业声誉及形象。

    三、招标流程优化管理的措施

    (一)强化风险控制管理各项基础工作
    
    风险控制管理的基础工作是招标流程优化管理的核心,也是规范招标流程的日常性工作。
    
    1.建立有效的组织保障。建立招标流程优化管理课题组,课题组负责人由主要领导担任,建立“主要领导亲自抓,分管领导具体抓,职能部门抓落实”的工作体制机制,构建制度体系,明确实施者之间的相互分工,并制定相关配套措施,为项目的具体实施提供组织保障、人员保障和制度保障。
    
    2.掌握最新的政策制度,避免制度偏差。对于招标代理机构来说,熟悉现行的相关法律法规,时刻关注即将出台的法律法规,评估对自身企业带来的影响和风险,做好事前的准备工作,避免因政策突然变化带来的危机。同时还要认真学习公司内部的基本管理制度,如《薪酬制度》、《人事制度》、《项目负责人岗位制度》、《招标资料管理制度》等。通过学习,可以强化内部管理,加强道德风险意识,保证企业正常运营,将风险化解在制度管理过程中。
    
    3.重塑企业文化,增强全体员工的风险防范意识。招标代理机构需要的是多面手,要求员工具有较为全面的业务知识。因此,培养项目负责人成为一专多能的复合型人才应作为一个长期目标。项目负责人从项目开始,要完成技术文件收集、招标文件编制、项目备案、公告发布、开标评标服务、资料收集存档等各项工作,并实行终身负责制。因此,通过在岗培训和鼓励员工参加再教育学习等方式,提高企业业务人员的整体素质,包括树立优质服务及法律意识,以提高招标项目的质量管理。
    
    4.不断增强风险防范能力。由企业法律顾问处理突发事件,有利于给招标代理机构提供从代理合同、招标公告、招标文件、投诉处理所有环节的法律咨询和法律援助,用更严谨更科学的法律知识来提前介入可能发生的风险,把风险防范在事前,把问题提出在事前,最大限度地规避法律风险。由企业法律顾问参与到代理业务重点环节把关,可以减少法律风险发生,也可以强化业务人员的法律意识和道德意识。

    (二)优化招标业务流程,提高科学性、高效性、安全性
    
    首先从企业的最高主管开始,然后自上而下地逐级确定流程职责。在上下级之间建立一种“流程—职责”的关系,上下级之间明确各自的权责及流程风险控制节点,按照流程顺序顺推下去,直至作业层的目标得以实现,从而构成一种一环扣一环的完善的招标流程。
    
    1. 制定机构内部的业务流程,对各部门按照业务流程重新进行职能划分。各部门在整个业务流程的各个阶段,分别扮演不同的角色,既具有管理职能又具有业务职能。最终的经营成果是各个部门协调配合、共同实施的结果。实施招标流程优化管理,实现高效严谨的业务管理流程,对业务人员提出严格的要求,实现业务流程标准化,业务流程各个环节都应该有章可循,有相应的行为准则和评判标准,完善流程的审批程序。
    
    2.规范招标流程信息管理。以会议方式和人与人之间的直接交流获取信息,进行管理决策,发布管理指令,了解管理效果,往往会出现管理上的信息传递失误,造成管理者和被管理者的迷失。在信息技术时代,要实现企业管理的现代化和制度化,首先要摆脱人为管理,走向信息化的企业流程管理。流程内容涉及的数据流、业务流、资金流通过现代信息技术实现有机交互,实时动态管理、控制、预警和决策支持。
    业务流传递:客户服务部接收招标计划,填制《业务审批单》,交业务领导审批,同时将技术文件通过内部办公网(OA)传递给技术领导,将业务领导、技术领导审批后的《业务审批单》传递至业务部门。
    数据流传递:技术领导审核技术文件,并将审核、确定的技术文件传递给具体业务部门,业务部门根据商务条件和技术文件制作招标文件,通过审核后,到有关部门备案发布招标公告,发售招标文件。
    资金流传递:财务劳资部根据业务部审核后的《购买招标文件登记表》收取标书款,汇总、核实投标保证金缴纳情况,并将结果在开标后传递给业务部门;招标结束后,业务部门填制“汇款申请单”,传递给财务劳资部,财务劳资部根据中标结果,审核汇总“汇款申请单”,报总经理审批,退还未中标人所缴纳的投标保证金,按照中标人与招标人所签合同,收取中标服务费。
    
    3.招标流程优化。总流程包括招标准备,即开标前准备阶段,开标、评标,中标公示、发放中标通知书,招标综合资料整理、存档、备案、统计等五个大环节,通过流程解决各部门间的工作接口问题,建立相互制约的管理机制。做到职责分明,工作有序,有效提高工作效率。通过细化风险节点控制,按照级别和部门进行协商分配,将节点控制和工作目标实现高度统一,最后将细化的节点化为个人工作目标,形成一个层层支撑,环环相扣,责、权、利明确的工作目标体系,使各级、各部门以及每一个员工明确自己在招标流程中所承担的具体任务是哪些,所负的责任是什么,完成的期限等。由于节点控制的细化,确保招标流程的顺利实施,有效防范风险。

    (三)建立健全相应的招标风险点控制机制

    细化风险节点控制。招标流程体系建立后,为了规范操作,在实施前,将招标流程的风险节点控制加以细化,强化业主单位沟通,合同管理,招标技术文件审核,招标监督等环节的风险节点控制,招标流程体系才算完成。细化风险节点控制是招标流程与实际操作之间的一个重要环节,也是招标流程优化管理的基础。

    1.加强业主单位沟通。以与“业主单位沟通”为风险控制点。在招标代理过程中,招标代理机构作为中介组织,在招标人、投标人以及行业主管部门中间起到承上启下的作用,由于业主对国家相关的法律法规了解程度不同,有些业主对中标单位有倾向性,招标代理机构在接到招标项目后,向业主传达国家法律法规及政策规定,在合法合规的原则下,根据业主的要求,利用自身的专业优势,为业主招到最合适的投标人;在《中标通知书》发出后,协助业主在法律规定的期限内与中标人签订合同。

    2.强化合同管理。以签订内容完善的《招标委托协议》为风险控制点,使招标代理业务有据可依,避免发生争议时证据不足。树立“只要有委托,必须签协议”的理念。同时,在《招标委托协议》中设置《项目概况》、《招标设备(材料)技术商务要求提纲》、《企业固定资产投资项目采购清单》、《招标资料交接登记表》等资料作为合同附件,并且在《招标委托协议》中明确以“招标资料最后交全日期作为协议生效的条件”,保证招标采购工作的顺利进行。

    3.完善技术文件审核。在技术文件的审核阶段建立风险控制点,避免因技术文件提交不准造成的风险隐患。主要审核内容包括:
    ①审核招标货物的名称是否规范,主要依据国家现行法律、法规对有关产品的名称进行规范。即产品名称必须与国家有关“强制认证”、“特种设备生产许可证”、“产品生产许可证”、“防爆产品的三证一标志”等证的注册名称、型号、配套范围等相符合。
    ②审查招标货物的型号、数量、计量单位是否规范,主要依据国家有关淘汰产品目录审查是否具有已淘汰产品,推荐国家新出台的新替代型号、节能型产品;审查数量,避免出现不限定数量导致投标人无法报价情形,如“一批”、“一项”等;审查是否正确使用计量单位,招标技术文件不允许使用与国际、国家、行业不相适应的计量单位。
    ③对拟招标设备的配置进行规范,是否存在设备配置过高或高低、不同行业设备列入同一标包、参数属于特定制造商;避免招标设备配置过低或没有对设备配置进行合理要求,造成设备到货后不能正常使用或投标价格不统一,甚至造成评标委员会无法正常评标,影响招标进度;避免招标设备配置过高造成招标人不必要的投入;避免不同行业设备列入同一标包造成投标人不足而流标;避免出现排斥潜在投标人的现象。
    ④审查招标的技术规范与图纸是否相符,招标人对技术要求没有和有关图纸进行结合,形成文不对图,如不严格审核可能会造成潜在投标人无法准确报价,引起质疑,使招标工作无法顺利进行。将《产品质量、售后服务、知识产权承诺函》作为投标人参与招标采购的必备条件,在资格审查中体现出来。确保采购到质量合格、生产技术先进、符合安全规定、售后服务优良、不侵犯他人知识产权的货物。

    4.强化招标监督约束。为保证招标的公开、公平、公正和诚实信用。在开标前准备阶段规定:开标前一工作日,业务部门协同招标人联系本次招标监督;专家评委由客户服务部在专家库相关专业专家中随机抽取。业主评委在开标现场主要工作是:参与评标并正确表达业主意愿、说明设备使用环境及要求。业主评委与专家评委享有平等表决权,无任何评标特权。在评标阶段,项目负责人填制《中标结果确认函》,经招标人确认后交监督人审核;在发放中标通知书阶段规定:项目负责人在媒体上公示中标结果,投标人可以提出质疑和投诉,公示期结束、质疑和投诉解决处理后,发放《中标通知书》。如有废标,业务部长分析废标原因,提出解决办法。 

    (四)建立健全激励、考核与评价机制体系

    要建立起完整而有效的流程,必须不断地调整优化流程结构,出台严格的管理制度,建立激励、考核和评价体系,以保证流程的顺利执行。建立自我评价提升机制,认真总结采取的措施、方法和经验,有针对性地撰写分析报告,不断推进工作创新。
    
    一是建立招标师考试通过激励机制。通过组织招标师考前培训工作,对通过考试的人员给予相应的物质奖励,提升招标师通过比例。二是建立健全专业技术人员知识培训体系。制定《教育培训工作规划》,在实际工作中重点开展适合公司发展需要的岗位专业知识和专业技能培训,采取远程教育、引师入门、参加培训班等形式,有计划、有步骤地开展培训工作。三是建立经营业绩考核体系。制定《绩效考评办法》、《员工奖惩实施暂行规定》,对部门及员工进行评价,根据评价结果进行奖惩。经过评价,改进不足,优化流程,以保证流程能够顺利执行。
    
    招标流程优化管理的推行,对预防商业贿赂、规范招投标市场、推进廉政建设将起到重要作用。对增加招标活动的透明度,促进招标活动的规范化,从源头上有效地杜绝腐败现象的发生具有深刻意义,也是对我国招投标事业的积极探索与完善。因此,招标流程优化管理的实践,已经超越了单纯的企业管理行为,具有了更多的行业提升和社会引导价值。

   

   

原文时间:2013-1-8

原文地址:http://www.scca.sh.cn/shownews.aspx?id=5068

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